Häufige Fragen zu BrightDone

Was ist BrightDone?

BrightDone ist eine Bürosoftware im Browser für Elektro- und SHK-Handwerksbetriebe. Sie bündelt Posteingang, Kunden, Angebote, Rechnungen, Wartungen und Dokumente an einem Ort.

Anbieter ist die Alpha Management GmbH aus Iserlohn. Die Server stehen in Deutschland.

Was kostet BrightDone?

Standard 49,00 € pro Monat (Inhaber inklusive), jeder weitere Nutzer 9,00 € pro Monat; Premium 99,00 € pro Monat (Inhaber inklusive), jeder weitere Nutzer 12,00 € pro Monat. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar ohne Mindestlaufzeit. Für größere Betriebe gibt es Business mit Preis auf Anfrage.

Eine kostenlose Testphase gibt es derzeit nicht. Der erste Monat wird beim Abschluss abgebucht, danach monatlich – kündbar zum Ende jedes Monats.

Wie lange bin ich gebunden und wie kündige ich?

Es gibt keine Mindestlaufzeit. Sie kündigen selbst in der Software unter Einstellungen → Abo, zum Ende des laufenden Monats – ohne Anruf und ohne Kündigungsfrist.

Nach dem Vertragsende ist das Konto schreibgeschützt: Lesen und Datenexport bleiben möglich.

Wo liegen meine Daten?

Betrieb und Speicherung laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Die Daten jeder Firma sind in der Datenbank voneinander getrennt, die Übertragung ist verschlüsselt.

Eine Ausnahme nennen wir offen: Wenn Sie die KI-Funktionen nutzen, wird genau der dafür nötige Text an unsere KI-Anbieter Anthropic (Claude) bzw. OpenAI übermittelt – auch außerhalb Deutschlands. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)?

Ja. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO steht öffentlich unter /rechtliches/avv und gilt für jeden Betrieb. Zusätzlich lässt sich jedes Konto mit einem zweiten Faktor (Authenticator-App) schützen; der Chef kann das für alle Mitarbeiter vorschreiben.

Was macht die KI – entscheidet sie selbst?

Die KI macht Vorschläge, der Mensch entscheidet. Sie sortiert eingehende E-Mails ein, schreibt Antwort-Entwürfe und Entwürfe für Angebote und Rechnungen. Sie prüfen, ändern und schicken ab.

Automatisch verschickt wird eine Antwort nur, wenn Sie das für eine Antwort-Regel ausdrücklich einschalten – und selbst dann nie, wenn die Antwort Beträge, Rabatte oder Zusagen enthält.

Was passiert, wenn die KI-Einheiten aufgebraucht sind?

Jeder Tarif enthält ein monatliches Kontingent (2.000 Einheiten im Standard-, 4.000 im Premium-Tarif; 1.000 Einheiten reichen für rund 400 sortierte E-Mails). Ist es aufgebraucht, pausiert nur die KI bis zum nächsten Monat – E-Mails kommen weiter an. Wer nicht warten will, kauft optional ein Prepaid-Paket, ohne Abo.

Brauche ich eine neue E-Mail-Adresse?

Nein. Sie verbinden Ihr bestehendes Postfach mit Adresse und Passwort (IMAP/SMTP); die Servereinstellungen sucht BrightDone in den meisten Fällen selbst heraus. Ihre Kunden schreiben weiter an die Adresse, die sie kennen.

Kann ich WhatsApp-Nachrichten im Posteingang bearbeiten?

Ja, auf Wunsch: Wir schalten die WhatsApp-Anbindung für Ihren Betrieb frei. Sie brauchen dafür ein WhatsApp-Business-Konto bei Meta. Danach landen WhatsApp-Nachrichten im selben Posteingang wie Ihre E-Mails und werden genauso einsortiert und beantwortet.

Kann BrightDone E-Rechnungen schreiben und lesen?

Ja. Jede Rechnung gibt es als XRechnung (Version 3.0) und als ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 – beides gültige E-Rechnungen nach § 14 UStG. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten liest BrightDone ein und schlägt Lieferant, Betrag und Fälligkeit vor; gespeichert wird erst nach Ihrer Bestätigung.

Weist BrightDone die Arbeitskosten nach § 35a EStG aus?

Ja. Jede Position wird als Arbeit, Maschine, Fahrt, Material oder Sonstiges eingeordnet. Bei Privatkunden druckt BrightDone den Anteil der Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten mit Hinweis auf § 35a EStG auf die Rechnung – Ihr Kunde braucht genau diese Angabe für die Steuerermäßigung.

Wie funktioniert eine Rechnung mit § 13b UStG (Bauleistung an andere Betriebe)?

Sie wählen für die Rechnung den Steuerfall „§ 13b". BrightDone weist dann keine Umsatzsteuer aus und druckt den Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" – auch in der E-Rechnung. Ebenso gibt es die Fälle Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und steuerfrei mit Begründung.

Wie bekommt mein Steuerberater die Daten?

Ihre Ausgangsrechnungen exportieren Sie als DATEV-Buchungsstapel (Kontenrahmen SKR03 oder SKR04), den die Kanzlei direkt einlesen kann. Eingangsrechnungen lassen sich als CSV-Datei exportieren.

Kann ich Großhandelspreise per Datanorm einlesen?

Ja. Sie lesen die Datanorm-Dateien Ihrer Großhändler je Lieferant ein. Beim Angebot suchen Sie Artikel daraus heraus; Einkaufspreis, Ihr Aufschlag und auf Wunsch ein Verschnitt-Zuschlag auf Material werden eingerechnet.

Können Kunden ein Angebot online annehmen?

Ja. Ihr Kunde bekommt das Angebot per E-Mail mit einem persönlichen Link und nimmt es dort mit einem Klick verbindlich an. Sie sehen die Annahme sofort und machen aus dem angenommenen Angebot mit einem Klick die Rechnung.

Hilft BrightDone bei Mahnungen und wiederkehrenden Rechnungen?

Ja. Überfällige Rechnungen sehen Sie auf einen Blick; Zahlungserinnerung und Mahnungen in mehreren Stufen verschicken Sie per Klick, auf Wunsch mit Mahngebühr und Verzugszinsen. Automatische Zahlungserinnerungen lassen sich einschalten. Für wiederkehrende Rechnungen, etwa Wartungspauschalen, legt BrightDone zum eingestellten Termin einen fertigen Entwurf an – Sie prüfen und verschicken.

Zahlungen gleichen Sie über einen importierten Kontoauszug (CSV) ab: BrightDone schlägt die passende Rechnung vor, Sie buchen per Klick.

Wie funktionieren Wartungen?

Sie legen je Kunde und Anlage eine Wartung mit Intervall an (z. B. jährlich). Fällige Wartungen stehen unter „Fällig". Ist die Wartung gemacht, klicken Sie „Erledigt – Rechnung erstellen" und die Rechnung ist vorbereitet. Auf Wunsch erinnert BrightDone Ihre Kunden vorher per E-Mail an den Termin.

Können meine Mitarbeiter mitarbeiten – und wer sieht was?

Ja. Sie laden Mitarbeiter ein und geben jedem eine Rolle: Chef (alles, auch Team und Einstellungen), Büro (alle Anfragen, Kunden, Angebote), Vertrieb (Anfragen, Kunden, Angebote) oder Mitarbeiter Büro (zugewiesene Anfragen, Kunden, Dokumente). Die Rechte lassen sich je Person anpassen.

Jeder weitere Nutzer kostet im Standard-Tarif 9,00 € pro Monat (netto).

Ich arbeite bisher mit Excel – wie kommen meine Kunden rein?

Speichern Sie Ihre Kundenliste aus Excel oder der alten Software als CSV-Datei und laden Sie sie hoch. BrightDone erkennt die üblichen Spalten (Firma, Name, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail …), zeigt eine Vorschau und erkennt doppelte Kunden, bevor etwas gespeichert wird.

Komme ich an meine Daten, wenn ich aufhöre?

Ja. Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren – auch nach einer Kündigung während der Aufbewahrungsfrist. Ihre Daten gehören Ihnen.

Muss ich etwas installieren?

Nein. BrightDone läuft im Browser auf PC, Laptop, Tablet und Handy. Wer möchte, legt es sich über den Browser als App auf den Startbildschirm.

Gibt es auch Funktionen für die Arbeit draußen beim Kunden?

BrightDone ist heute eine reine Büro-Software. Für die Arbeit draußen beim Kunden kommt später ein eigenes Produkt.