Bürosoftware für Handwerksbetriebe

Der Büroalltag im Handwerk

Tagsüber wird gearbeitet, abends wird geschrieben: Rückrufe, E-Mails, Angebote, Rechnungen, Mahnungen. Laut einer Sonderumfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH, 2023) wendet mehr als die Hälfte der Betriebe über 100 Stunden im Jahr für reine Bürokratie auf. Gleichzeitig nennen in einer Bitkom-Studie zum Handwerk 96 % der Betriebe IT- und Datenschutzbedenken als Hemmnis für die Digitalisierung.

Daraus ergeben sich zwei Anforderungen: Die Software muss Arbeit sparen, ohne erst wochenlang eingerichtet zu werden. Und sie muss klar sagen, wo die Daten liegen und wer sie sieht.

Was eine Bürosoftware im Handwerk können muss

1. Anfragen nicht verlieren

Anfragen kommen per E-Mail, Telefon und Messenger. Wichtig ist ein Eingang, in dem nichts untergeht und jeder sieht, wer sich kümmert. In BrightDone: ein Posteingang für alle E-Mail-Postfächer (WhatsApp auf Wunsch), notierte Anrufe dazu. Die KI sortiert ein und schlägt eine Antwort vor; Sie entscheiden.

2. Angebote schnell und richtig rechnen

Materialpreise ändern sich ständig. Wer sie von Hand abtippt, rechnet mit alten Zahlen. In BrightDone: Datanorm-Import der Großhändler, Aufschlag und Verschnitt werden eingerechnet, der Kunde nimmt das Angebot online an.

3. Rechnungen nach den aktuellen Regeln

Ab 2027 bzw. 2028 müssen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung verschickt werden (Details im Ratgeber E-Rechnung). Dazu kommen die Sonderfälle des Handwerks: Arbeitskosten nach § 35a EStG für Privatkunden und die Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG bei Bauleistungen für andere Betriebe. In BrightDone: XRechnung und ZUGFeRD für jede Rechnung, § 35a-Ausweis und § 13b-Hinweis eingebaut, Abschlags- und Schlussrechnungen.

4. Geld reinholen

Offene Rechnungen kosten Liquidität. In BrightDone: Übersicht über offene und überfällige Beträge, Zahlungserinnerung und Mahnstufen per Klick, Zahlungsabgleich über den Kontoauszug als CSV-Datei.

5. Wiederkehrende Arbeit nicht vergessen

Wartungsverträge sind planbarer Umsatz – wenn niemand den Termin vergisst. In BrightDone: Wartungen mit Intervall, Liste „Fällig", Kundenerinnerung per E-Mail, Rechnung mit einem Klick nach der Wartung.

6. Mit dem Steuerberater zusammenarbeiten

In BrightDone: DATEV-Export der Ausgangsrechnungen (SKR03/SKR04), Eingangsrechnungen mit E-Rechnung-Einlesen und CSV-Export.

7. Team mit klaren Rechten

Nicht jeder im Betrieb soll Umsätze sehen. In BrightDone: Rollen Chef, Büro, Vertrieb und Mitarbeiter Büro, Rechte je Person anpassbar, Zwei-Faktor-Schutz für alle vorschreibbar.

Für welche Gewerke?

BrightDone ist auf Elektro- und SHK-Betriebe zugeschnitten. Was das im Einzelnen heißt, steht auf den Seiten Bürosoftware für Elektriker und Bürosoftware für SHK-Betriebe. Andere Gewerke mit ähnlichem Ablauf – Anfrage, Angebot, Rechnung, Wartung – können BrightDone genauso nutzen.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Monatlich kündbar statt langer Bindung – Sie wollen testen, ob es zum Betrieb passt.
• Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag offen genannt.
• E-Rechnung im gültigen Format (XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC), nicht nur PDF.
• Export Ihrer Daten jederzeit möglich – kein Festhalten.
• Nur so viel Software, wie Sie brauchen: lieber wenige Bereiche, die man versteht.

BrightDone erfüllt diese Punkte. Kosten: Standard 49,00 € pro Monat (Inhaber inklusive), jeder weitere Nutzer 9,00 € pro Monat; Premium 99,00 € pro Monat (Inhaber inklusive), jeder weitere Nutzer 12,00 € pro Monat. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar ohne Mindestlaufzeit. Für größere Betriebe gibt es Business mit Preis auf Anfrage.