Bürosoftware für SHK-Betriebe

Typischer Büroalltag im SHK-Betrieb

Im Herbst rufen alle wegen der Heizung an, im Frühjahr wegen der Klimaanlage. Dazwischen Badsanierungen mit langen Angeboten, Notdienst-Einsätze, Wartungsverträge mit Dutzenden Terminen im Jahr und Privatkunden, die für die Steuer eine Rechnung mit ausgewiesenen Arbeitskosten brauchen. Wer das mit Papier, Excel und einem E-Mail-Postfach organisiert, verliert schnell den Überblick.

Wie BrightDone im SHK-Betrieb hilft

Wartungsverträge, die sich selbst melden

Heizungs-, Brenner- oder Klimawartung legen Sie je Kunde mit Intervall an – jährlich, halbjährlich oder alle zwei Jahre. BrightDone zeigt, was fällig ist, und erinnert Ihre Kunden auf Wunsch vorher per E-Mail. Nach der Wartung klicken Sie „Erledigt – Rechnung erstellen" und die Rechnung ist vorbereitet. Pauschalen, die regelmäßig abgerechnet werden, legen Sie als wiederkehrende Rechnung an.

Anfragen nicht verlieren

Gerade in der Heizsaison kommen viele Anfragen gleichzeitig. Im Posteingang landen alle E-Mails (auf Wunsch auch WhatsApp) und notierten Anrufe; die KI sortiert sie ein und schlägt Antworten vor, Sie entscheiden. Jeder im Büro sieht, wer sich um welche Anfrage kümmert.

Angebote für Bad und Heizung

Die Datanorm-Preise Ihrer SHK-Großhändler lesen Sie ein; im Angebot suchen Sie Armaturen, Rohre und Kesselteile heraus. Aufschlag und Verschnitt-Zuschlag auf Material werden eingerechnet. Ihr Kunde nimmt das Angebot online an – aus dem angenommenen Angebot wird mit einem Klick die Rechnung, bei großen Aufträgen in Abschlägen.

§ 35a für Privatkunden

Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten, höchstens 1.200 € im Jahr, von der Steuer abziehen (§ 35a EStG), wenn sie unbar zahlen. Dafür muss der Arbeitsanteil aus der Rechnung hervorgehen. In BrightDone ordnen Sie jede Position als Arbeit, Maschine, Fahrt oder Material ein; bei Privatkunden steht der begünstigte Anteil mit Hinweis auf der Rechnung.

§ 13b bei Bauleistungen für andere Betriebe

Arbeiten Sie als Subunternehmer für einen anderen Bauleistenden, schuldet oft der Auftraggeber die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Sie wählen den Steuerfall „§ 13b"; BrightDone weist keine Umsatzsteuer aus und druckt den Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" – auch in der E-Rechnung.

Geld reinholen

Offene und überfällige Rechnungen auf einen Blick, Zahlungserinnerung und Mahnstufen per Klick, auf Wunsch mit Mahngebühr und Zinsen. Zahlungen gleichen Sie über den Kontoauszug als CSV-Datei ab. Für den Steuerberater gibt es den DATEV-Export.

E-Rechnung im SHK-Handwerk

Hausverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften und Bauträger verlangen zunehmend E-Rechnungen. Pflicht wird die Ausstellung an andere Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle. BrightDone erzeugt jede Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD. Einzelheiten im Ratgeber E-Rechnung im Handwerk.

Fragen, die SHK-Betriebe oft stellen

Wie kommen meine bestehenden Wartungskunden rein?

Zuerst die Kunden: als CSV-Datei aus Excel oder der alten Software hochladen, BrightDone erkennt die Spalten und doppelte Einträge. Danach legen Sie je Kunde die Wartung mit Intervall und nächstem Termin an.

Kann meine Bürokraft alles erledigen, ohne an meine Zahlen zu kommen?

Ja. Mit der Rolle „Büro" sieht sie alle Anfragen, Kunden und Angebote. Welche Rechnungen und Umsätze sie sieht, entscheiden Sie über die Rechte.

Was passiert, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Die Rechnung rutscht nach der Fälligkeit in „überfällig". Sie schicken mit einem Klick die Zahlungserinnerung, danach die Mahnungen – oder lassen die Erinnerung automatisch verschicken.

Was kostet das?

Standard 49,00 € pro Monat (Inhaber inklusive), jeder weitere Nutzer 9,00 € pro Monat; Premium 99,00 € pro Monat (Inhaber inklusive), jeder weitere Nutzer 12,00 € pro Monat. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar ohne Mindestlaufzeit. Für größere Betriebe gibt es Business mit Preis auf Anfrage.

Antworten auf weitere Fragen stehen in den häufigen Fragen; alle Funktionen im Überblick unter Was ist BrightDone?