E-Rechnung im Handwerk: Fristen, Formate, Ausnahmen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Handwerksbetriebe sie für Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (alle anderen). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Stand: 03.10.2026
Was ist eine E-Rechnung?
Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alles andere – Papier, ein normales PDF, ein Foto – ist eine „sonstige Rechnung".
In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- XRechnung – ein reiner XML-Datensatz. Ohne Anzeigeprogramm ist er für Menschen kaum lesbar, dafür kann die Buchhaltung des Empfängers ihn direkt verarbeiten. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist dieses Format.
- ZUGFeRD – ein PDF, in dem der XML-Datensatz steckt. Mensch und Maschine lesen dieselbe Datei. Gültig sind Versionen ab 2.0.1, aber nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL: Ihnen fehlen Pflichtangaben.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt (Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland) |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Zustimmung ist nicht nötig. |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergang: Papier- und PDF-Rechnungen sind weiter erlaubt (andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers). |
| 1. Januar 2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen bis Ende 2027 weiter Papier oder PDF verschicken. |
| 1. Januar 2028 | Pflicht für alle: Rechnungen an andere Unternehmen nur noch als E-Rechnung. |
Ausnahmen
- Privatkunden: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Die Badsanierung beim Hausbesitzer rechnen Sie weiter wie gewohnt ab.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) dürfen immer als sonstige Rechnung verschickt werden (§ 33 UStDV).
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV) – empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Viele Handwerksbetriebe arbeiten für Hausverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften, Bauträger, Gewerbekunden oder andere Handwerker. Für all diese Rechnungen gilt die Pflicht. Auch wer unter 800.000 € Umsatz liegt, bekommt schon heute E-Rechnungen von Großhändlern und Lieferanten – und muss sie lesen und aufbewahren können.
Prüfen Sie deshalb: Kann meine Software E-Rechnungen erzeugen, und zwar im gültigen Format? Kann ich eingehende E-Rechnungen öffnen und verbuchen? Und bekommt mein Steuerberater die Daten in einer Form, die er verarbeiten kann?
So erzeugt BrightDone E-Rechnungen
- Jede Rechnung in BrightDone gibt es als XRechnung (Version 3.0) und als ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 – ohne Zusatzmodul, in jedem Tarif.
- Vor dem Versand prüft BrightDone die Pflichtangaben der E-Rechnung und sagt in Klartext, was fehlt (etwa die Leitweg-ID oder die E-Mail-Adresse des Empfängers).
- Die handwerkstypischen Sonderfälle sind eingebaut: § 13b UStG mit Pflichthinweis und ohne Steuerausweis, Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Abschlags- und Schlussrechnungen.
- Eingehende E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) liest BrightDone ein und schlägt Lieferant, Betrag und Fälligkeit vor. Gespeichert wird erst nach Ihrer Bestätigung.
- Für den Steuerberater exportieren Sie die Ausgangsrechnungen als DATEV-Buchungsstapel.
Mehr über BrightDone: Was ist BrightDone? · Häufige Fragen
Dieser Ratgeber fasst die Rechtslage zum angegebenen Stand verständlich zusammen und ersetzt keine Steuerberatung. Grundlage: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 und § 34a UStDV sowie das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.